FAQ
Comment fonctionne le collectif ?
Comme tous les collectifs, il a un fonctionnement horizontal, chaque membre du collectif peut prendre en charge (seul, en binôme, en tri…) des tâches. La liste des choses à faire est présentée ci-dessous.
Chaque membre peut également émettre un avis, suggérer des modifications à son fonctionnement. Il repose sur l’intelligence collective !
Pour communiquer au sein du collectif il y a soit la liste de distribution mail regroupant tous les membres du collectif (epm_collectif_inscriptions AT framalistes.org), soit un groupe Signal (demander au collectif pour y être ajouté).
Attention : Ce collectif utilise et met à jour l’annuaire des adhérent.e.s. C’est un fichier sensible, accessible uniquement via le coffre-fort de l’EPM. Lien à ne pas faire circuler !!
LA GRANDE TODO du collectif Inscription
1/3 Les tâches du calendrier
Chaque année, préparer et lancer les évènements programmés en s’aidant des précisions fournies ci-dessous.
NB : Les évènements programmés sont présentés dans le calendrier de la page S’inscrire
A chaque évènement on communique auprès des personnes concernées :
– Via un mail envoyé par la boîte EPM (inscriptions.EPM at zaclys.net)
– En prenant soin de mettre les destinataires en copie cachée pour éviter les reply to all
– En précisant les dates butoirs (renvoyer au calendrier des inscriptions)
– Rappeler enfin qu’il n’y a pas de mail de confirmation envoyé (ni pour les inscriptions ni pour les réinscriptions). Le mail de confirmation reçu suite au remplissage du framaform fait foi.
Explications détaillées pour les différents évènements programmés :
- Ouverture des réinscriptions
- Préparer le formulaire : Retrouver le dernier utilisé (cf. coffre-fort), le réactualiser puis le diffuser
- Préparer le formulaire : Retrouver le dernier utilisé (cf. coffre-fort), le réactualiser puis le diffuser
- Ouverture des inscriptions
Même principe que pour les réinscriptions mais de plus faire les vérifications suivantes :- pas plus de 50 personnes à autonomiser
- pas plus de 200 personnes en tout (grands et petits)
- en gardant 20 places pour le forum des assos
- Forum des associations
Nécessite la participation de volontaires hors du collectif inscription, donc battre le rappel en amont ! Compléter le guide pour le forum des assos ? - Séance découverte pour les personnes sur liste d’attente
Nécessite la participation de volontaires hors du collectif inscription, donc battre le rappel en amont !
Indiquer que la grimpe « découverte » implique une participation au « prix libre » (prix payé par l’EPM~5€) - Semaine d’accueil des nouvelleux
Nécessite la participation de volontaires hors du collectif inscription, donc battre le rappel en amont !
Penser pour ceux qui viennent finaliser leur règlement sur place au règlement, à l’enregistrement des infos de la personne (coordonnées / date de naissance ) idéalement directement sur elicence, au formulaire santé ou certificat médical. (Penser au réseau défaillant, ça capte très mal dans la salle) - Fermeture des (ré)inscriptions
- Vérifier que les infos personnelles sont complètes
- Vérifier que le pdf santé est ok
- Vérifier le paiement (demander au collectif trésorerie la liste des paiements faits, sans les montants pour respecter l’anonymat lié au prix libre)
- Faire les relances si nécessaire
… et une fois que tout est ok … - Répercuter les infos personnelles dans l’annuaire des adhérents (cf. coffre-fort)
- Stocker le pdf dans le Cloud (cf. coffre-fort)
- Puis inscription sur le site de la FSGT
- Saisir les infos sur la plateforme des licences FSGT
(Les adhérents ayant déjà pris une licence l’an passé dans l’asso sont déjà enregistrés) - Créer un lot de licence, envoyer au comité
- Payer le comité 93 (via le collectif trésorerie)
tuto à faire pour l’inscription en masse sur le site FSGT – faire un exemple de fichier excel pour le garder dans la doc - Mettre à jour la liste de diffusion des adhérents du club (ajouter les nouveaux et retirer les personnes qui se sont désinscrites)
- Donner le GO au collectif communication pour l’envoi du mail de bienvenue ou « récap utile »
- Faire le nettoyage des framalistes des collectifs pour retirer les personnes désinscrites
- Affiliation de l’EPM à la FSGT :procédure à préciser
Pour rappel chaque année la plateforme des licences est bloquée tant que la ré affiliation n’est pas
:
i
–
2/3 Tâches à faire tout au long de l’année
- Traiter les mails reçus par la boîte mail de l’EPM
- A faire en continu toute l’année (mais surtout de Mai à Septembre pour les inscriptions)
- Répondre quand nécessaire. Interroger le collectif s’il y a un doute
- Trier / archiver
- Suivre les licences découvertes, en récupérer au comité, et rapporter en fin de saison ou en fin d’année les coupons utilisés + les payer… <https://www.fsgt.org/wp-content/uploads/2024/06/TarifsAdhesion-24-25.pdf>
- Relire le contenu de la page du collectif, les FAQ. Suggérer des améliorations
- Regarder les fichiers dans le CLOUD et suggérer du nettoyage si nécessaire
3/3 Tâches ponctuelles
- Assurance : Ajouter un tuto en ligne sur « comment déclarer un incident » + Finaliser les questions ouvertures autour des assurances
- Réfléchir aux autorisations pour des personnes avec licence FSGT dans un autre sport
- Produire un justificatif sur paiement (pour demande remboursement au CE …)
- Voir si on peut simplifier un peu l’ANNUAIRE des adhérent.e.s
- Mettre à jour le Formulaire des inscriptions avec les infos suivantes :
- Déclaration de santé
- Date du virement auprès de l’EPM
Rappeler qu’un (premier ou unique) virement d’1€ suffit. La cotisation peut être versée en plusieurs fois - « Mon agenda me permet de dédier 3 séances de grimpes avant la toussaint afin d’avoir achevé mon autonomie à cette date. NB : la gestion des autonomies est lourde pour le club particulièrement si elle se poursuit au-delà du mois d’octobre »
- Mettre à jour le Formulaire des réinscriptions ?
Questions assurances (à mettre je sais pas où)
A partir de quand est-on assuré ?
* Réponse de la FSGT (Antoine Lambert) « Une fois que les informations sont saisies dans la base licence (= démarche enclenchée) (ça rejoint ce que fait le Mur : envoyer une liste complète à la fin des 3 jours d’inscription. Les personnes sont donc assurées pendant les autonomies, ce qui n’était pas forcément le cas pour nous cette année)
* vérifier avec la FSGT le cas où un nouvel adhérent se blesse pendant une autonomie et finit par ne pas se réinscrire (MDU : pas compris la question ?)
– A partir de quand les réinscrits sont couverts ?
* AL : Il y a un mois de tuilage entre les années (prolongement d’un mois après l’ouverture des affiliations pour l’année suivante)
– Quels sont les plafonds couverts par l’assurance ?
* ([https://www.fsgt.org/affiliation/assurance/)](https://www.fsgt.org/affiliation/assurance/)) Il y a 2 assurances :
* – celle par défaut qui couvre les dommages causés aux tiers (je n’ai pas encore les plafonds ni le contrat détaillé)
* – l’IA (qu’on coche pour tout le monde à non pour l’instant) qui couvre les dommages causés à l’assuré.
* Le + gros plafond c’est 90K€ pour le cas d’une invalidité permanente. C’est donc pas là qu’on va trouver les gros gros sous
* on la prend pour tous les adhérents EPM par défaut
prise de licences pour les reinscriptions via elicence avant ouverture de la salle en septembre ?!?
comment accueillir des mineurs (à partir de quel age, plus besoin d’un responsable legal), y a t il besoin d’un encadrement